آداب ایمیل

امروزه با توجه به ضرورت ایجاد رابطه با مشتری، بعضاً شاهد تغییر لحن ایمیل ها از رسمی به خودمانی هستیم. این تغییر لحن را نمی توان یک تغییر منفی قلمداد کرد، اما چنانچه دقت کافی وجود نداشته باشد، پدیدار شدن تبعات منفی دور از ذهن نخواهد بود. در واقع، هیچ بعید نیست که کسب و کارهایی که در صدد بهره برداری حداکثری از ایمیل مارکتینگ و افزایش فروش به کمک ایجاد رابطه های نزدیک هستند کار را به جایی برسانند که اصول حرفه ای گری در هر دو مقوله فروش و بازاریابی را زیر پا بگذارند. ما در این مطلب از مجموعه مطالب آموزش ایمیل مارکتینگ و فروش به اصلی ترین آداب ایمیل اشاره می کنیم که تحت هر شرایطی باید آنها را رعایت کنید.

 

تاثیر اولیه مثبت

در هر رابطه ای، مخصوصاً در روابط کاری، برداشتی که در اولین برخورد در ذهن مخاطب ایجاد می کنید آینده آن رابطه را تعیین می کند. شاید یک مشتری بالقوه را در یک مراسم برای خرید آماده کرده باشید، اما نمی توانید به همین راحتی تصور کنید که وی را تحت تأثیر قرار داده اید. در هنگامی که مجدداً با هر یک از مخاطبان خود تماس یا ارتباطی برقرار می کنید، برای اینکه موضوعیت گفتگو را نشان بدهید به طور خلاصه رابطه خود با طرف مقابل را به او یادآوری کنید. اینجا جایی نیست که زندگینامه خود را شرح بدهید: فقط به اندازه ای جزئیات ارائه کنید که مشتری متوجه شود که چرا تعامل با شما باید برایش اهمیتی داشته باشد. به علاوه، در فرآیند معرفی خود جانب ادب و احترام را حفظ کنید. به ایمیل معرفی به عنوان اولین فصل رابطه خود با مشتری نگاه کنید. پیش از ارسال هر ایمیل معرفی از خودتان بپرسید که آیا آن ایمیل را می توان به عنوان یک مصافحه گرم و مثبت در نظر گرفت یا خیر. اگر در پاسخ به این سوال با تردید روبرو شدید در ارسال اییمل مورد نظر تجدیدنظر کنید.

ضمناً پر واضح است که سلام و احوالپرسی ایمیل باید با میزان رسمیت رابطه کاری شما هماهنگی داشته باشد. گاهی «جناب فلانی عزیز» به اندازه «سلام حمید» مناسب و منطقی نیست. در عین حال به یاد داشته باشید که هر چقدر هم که با مخاطب خود رابطه نزدیکی ایجاد کرده باشید، عباراتی مانند «داداش» یا «عزیزم» در مناسبات کاری جایی ندارند.

 

وقت شناسی

در رابطه های حرفه ای و کاری نیز به مانند همه انواع روابط دیگر، ایجاد و حفظ رابطه مستلزم احترام متقابل است. با وقت شناسی در ارسال ایمیل ها (هم ایمیل های ترویجی و هم ایمیل هایی که در پاسخ به ایمیل مشتری باید ارسال کنید) به مخاطب خود نشان می دهید که برای وی احترام قائل هستید. اما این وقت شناسی برای ایمیل دقیقاً به چه معنی است؟ در مورد ایمیل هایی که در قالب کمپین های ایمیل مارکتینگ خود ارسال می کنید، بهترین و مناسب ترین زمان را برای هر یک در نظر بگیرید. مثلاً ارسال ایمیل های اطلاع رسانی برای یک فروش ویژه مناسبتی بعد از گذشتن زمان آن مناسبت زیاد حرفه ای نیست.

در ارتباط با مشتریان و سایر کسب و کارها تعریف وقت شناسی دشوارتر می شود. در عین حال، اگر باید پاسخ ایمیل یک مشتری مهم را بدهید برای آن اولویت قائل شوید و در بازه زمانی ۲۴ تا ۴۸ ساعت پس از دریافت ایمیل پاسخ آن را ارسال کنید. برای ارتباطاتی که اهمیت کمتری دارند و فوریتی برای آنها وجود ندارد تا آخر هفته کاری فرصت دارید.

نکته مهم این است که اگر نمی توانید در زمان مناسب به یک ایمیل پاسخ بدهید، لازم است که یک ایمیل کوتاه برای فرستنده ارسال کنید و از طریق آن اعلام کنید که ایمیل را دریافت کرده اید و در اولین فرصت به آن پاسخ خواهید داد.

 

تأثیر نپذیرفتن از شرایط زودگذر

ترافیک سنگین، یک ملاقات پر استرس و رد شدن همه پیشنهادات تان توسط یک مشتری می تواند حال و هوای شما را به هم بریزد. در چنین شرایطی ارسال ایمیل برای یک مشتری یا حتی یکی از همکاران تان منطقی است؟ نه چندان.

بد نیست یادآوری کنیم که ایمیل هایی که ارسال می کنید به لطف فضای ابری، نه فقط در همان نیم ساعتی که اعصاب شما به هم ریخته بود، بلکه تا ابد باقی خواهند ماند. در واقع، ایمیلی که ارسال می کنید سندی است که پس از ارسالش دیگر هیچ کنترلی روی آن نخواهید داشت.

بنابراین پیش از فشردن دکمه ارسال به این فکر کنید که آیا مایلید که از ناراحتی موقتی خود یک اثر ماندگار و جاودانه خلق کنید؟ بنابراین، پیش از ارسال هر ایمیل اطمینان پیدا کنید که در آرامش کامل به سر می برید.

در ضمن، همین موضوع درباره هیجانات شما هم مصداق دارد. اگر روز خارق العاده ای را پشت سر گذاشته اید مراقب باشید که بیش از حد مشتاق، تحمیل گر یا حریص به نظر نرسید؛ مخصوصاً از علامت های تعجب متعدد استفاده نکنید. در بسیاری از موارد این عمل به عنوان یک رفتار غیرحرفه ای و کودکانه تعبیر می شود.

 

وقار

یک ایمیل قدردانی و تشکر خرجی ندارد، اما به نحو شگفت انگیزی موثر است. با قدردانی از مشتری به وی نشان می دهید که برای وی ارزش قائل هستید و احساسات مثبتی را به سمت برند خود جلب می کنید. معمولاً این احساسات مثبت نسبت به برند به معنی خرید مجدد مشتری است.

در عین حال، در ارسال ایمیل های سپاسگزاری خود سنجیده عمل کنید. استفاده از متن های دراماتیک یا ارسال ایمیل در ازای هر رفتار مثبتی که مشتری انجام می دهد می تواند تکراری و خسته کننده شود و این برداشت را به وجود بیاورد که زیاد پاسخ مثبت دریافت نمی کنید. چه بسا همین باعث برگشتن نظر مشتری بالقوه شما شود.

بخش بزرگی از وقار به ادب و متانت شما وابسته است. برای نشان دادن این ادب و متانت در ایمیل هایی که ارسال می کنید باید تلاش کنید تا در ارتباطات و تعاملات خود حرفه ای و فرهیخته به نظر برسید. در همین راستا لازم است که از جملات کامل، دستور زبان صحیح و علائم نگارشی و کلمات مناسب استفاده کنید.

 

امتحان کردن

یکی از مراحل مهم و به شدت تاثیرگذاری که در بسیاری از موارد نسبت به آن غفلت می شود مرحله تست و امتحان کردن ایمیل ها در برنامه های ایمیل خوان و دستگاه های مختلف است تا از این طریق اطمینان حاصل شود که هیچ مشکلی در نمایش و محتوای ایمیل وجود ندارد. امتحان کردن ایمیل قبل از ارسال نه تنها بازگشت سرمایه (ROI) ایمیلی شما را تضمین می کند، بلکه جایگاه کسب و کارتان به عنوان یک شریک کاری یا برند باوقار و مبادی آداب را نیز حفظ خواهد کرد.

 

نظر شما چیست؟ آیا آداب دیگری نیز به نظر شما می رسد که باید در مورد ایمیل آنها را رعایت کنیم؟