فرهنگ استفاده از موبایل در محل کار چگونه باید باشد؟

گوشی های هوشمند به شما این امکان را می دهند که هر کاری را که بخواهید انجام دهید البته بدون این که بخواهید توجهی به مکان مورد نظر داشته باشید. این خیلی خوب است و موجب شده بیزینس ها را هم راحت تر و موثر تر کند اما دقت کنید که استفاده نا بهنگام از اسمارت فون ها می تواند تمرکز شما را از بین ببرد و بر کارایی تان تاثیر منفی بگذارد.

یکی از تحقیقاتی که توسط دانشگاه تگزاس صورت گرفته این است که وجود اسمارت فون در محل کار، به خودی خود موجب می شود که ظرفیت شناختی و کنترل محیطی به خودی خود پایین بیاید. حتی اگر شما مدعی باشید که حواستان حسابی جمع است باز هم مساله وجود گوشی قابل چشم پوشی نیست و می تواند روی کنترل و تمرکز شما اثر منفی بگذارد.

این تحقیق ضرورت مدیریت گوشی در محل کار را نشان می دهد. به همین دلیل می توانید برای خود و کارکنان تان قوانینی برچینید که به کاهش تمرکز، دست رد بزند و کارایی کارمندان تان را بیشتر کند.

قوانین  منع استفاده از گوشی و موبایل در اداره و محل کار

این سه قانون را حتما در نظر داشته باشید:

• جلساتی بدون گوشی برگزار کنید

1. مدت هاست جلسات کاری تبدیل به گروه های واتس اپ و تلگرام شده اند. این موضوع موجب می شود که کارایی و تمرکز پایین بیاید و طرفین به درک درستی از حرف های همدیگر نرسند. بنابراین توصیه داریم که این روال را بشکنید و به سراغ جلسات چهره به چهره بروید و دوباره مثل قدیم تر ها دور هم جمع شوید و جلسات حضوری تشکیل دهید.
2. موبایل خود را هرگز به محل صرف ناهار نبرید و سعی کنید تعاملات خود را با حضار و افرادی که دقیقا در کنار شما هستند ادامه دهید.
3. هنگانی که با ارباب رجوع صحبت می کنید گوشی تان را خاموش نگه دارید. این کار کمک می کند که احساس خوبی در ارباب رجوع ایجاد شود. همچنین کمک می کند که تمرکز شما بر مشکل ارباب رجوع بیشتر باشد و بتوانید سریع تر ارباب رجوع ها را به هدفشان برسانید.

 

• مردمی و مهربان باشید

1. از گوشی خود برای کارهای شخصی در طول کار استفاده نکنید. مثلا پیامک ارسال نکنید و یا این که شبکه های اجتماعی را زیر و رو نکنید
2. هر وقت هنگام صحبت با ارباب رجوع گوشی شما زنگ خورد، اول وصحبت با ارباب رجوع را تمام کنید و او را به نتیجه برسانید و بعد در صورت لزوم به تماس گیرنده، زنگ بزنید.
3. تلفن هوشمند خود را در محل کار روی میز خود قرار ندهید. این کار وظیفه شناسی شما را نشان می دهد.

 

• به محیط اطراف خود توجه داشته باشید

1. هر چند توصیه اکید داریم تا گوشی خود را خاموش نگه دارید اما قبل از این که وارد محیط کار شوید گوشی تان را با یک زنگ و آلارم حرفه ای تنظیم کنید! مثلا اصلا زیبنده شما نیست که در محیطی رسمی گوشی تان زنگ بخورد و صدای گربه و خروس از جیب شما بیرون بیاید.
2. تماس های شخصی تان را خارج از محیط اداری انجام دهید و سعی کنید آن ها را کوتاه کنید.
3. هرگز برای شنیدن پیام های صوتی و یا صحبت با کسی، از حالت بلندگو استفاده نکنید. تاکید داریم که این کار بهتر است که با هدست صورت بگیرد. لزومی ندارد دیگران بخواهند مکالمه شما را تحمل کنند و یا بشنوند.
4. هرگز از هدست بلوتوثی استفاده نکنید. در صورتی که هدست بلوتوثی بخشی از کار شما به حساب نمی آید، در عین حال استفاده از آن را منع می کنیم چرا که این گونه هدست ها تمایل افراد را به بلند صحبت کردن بیشتر می کنند و این می تواند آلودگی صوتی در محیط ایجاد کند.

هر دفتر کار باید دارای محدودیت ها و قوانین خاص خود باشد. البته می توانید این گونه قوانین را برای کسانی که همسر و بچه دارند و یا از شرایط خاص بهره مند هستند، تسهیل کنید.

 

چطور بر موبایل خود در اداره کنترل داشته باشیم؟

گوشی های هوشمند توانسته اند این روزها کسب و کار ها را متحول کنند اما واقعا این گوشی ها چگونه می توانند مخل نظم هم باشند؟ برای حل این مساله توصیه هایی داریم که اجرای آن به کارایی و بازدهی شما کمک می کند

1. حتی الامکان دو گوشی داشته باشید. یکی برای استفاده شخصی و دیگری برای استفاده کاری.
2. شما می توانید اعلانیه ها، پیام ها و یا شبکه های اجتماعی را ببندید تا در محل کار دچار حواس پرتی نشوید.
3. از تکنولوژی برای مقابله با تکنولوژی استفاده کنید برای مثال اپلی ها می توانند از قابلیت Downtime  استفاده کنند. این قابلیت کمک می کند که تنها تماس ها برای شما نوتیفی ارسال کنند و سایر امکانات گوشی در زمان تعریف شده مخل آسایش شما نخواهند بود چرا که از آن ها هیچ نوتیفی دریافت نمی کنید. این قابلیت به طور مشابه در اندروید نیز وجود دارد و با نام Digital Wellbeing شناخته می شود. هنگام استفاده از این قابلیت ها شما باید مشخص کنید که در چنین حالتی چه برنامه هایی برای تان ضروری هستند. در این حالت در تایم مشخص شده صرفا این برنامه ها تنها به شما نوتیفی ارسال می کنند.
4. هم اپل و هم اندروید دارای قابلیتی به نام Do Not Disturb می باشند. این قابلیت که بیشتر برای رانندگی مورد پیشنهاد قرار گرفته است در دفتر کار نیز می تواند مفید باشد. با کمک این قابلیت هیچ گونه مزاحمتی برای شما ایجاد نمی شود بلکه تمام نوتیفی ها و تماس ها به مرکز کنترل و نوتیفی ها انتقال پیدا می کنند بدون این که حتی شما متوجه آن شوید. شیوه تنظیم این قابلیت را از اینجا بخوانید

بدین ترتیب می توانید با مدیریت درست گوشی هوشمند خود، کاری کنید که اطرافیان از رفتارهای شما دچار آزردگی و عدم تمرکز نشوند و کارایی خودتان را هم حسابی بالا ببرید.

نظر خود را در این باره برای ما بنویسید.

منبع

 

نوشته فرهنگ استفاده از موبایل در محل کار چگونه باید باشد؟ اولین بار در گويا آی‌ تی پدیدار شد.