مدیریت پروژه چیست؟
همه ما هر روز و همه روزه در زندگی روزمره و در خانه و محل کار، انجام پروژه های مختلفی را در دست می گیریم. به عنوان مثال، این پروژه های ساده را در نظر بگیرید: در محیط کار باید یک گزارش، وبسایت، ابزار یا محصول خاص را تا موعد مشخصی تحویل بدهید، و در منزل باید نهار بپزید، برای یک مسافرت برنامه ریزی کنید یا بخشی از خانه را مرمت کنید. این موارد و موارد مشابه با آنها نمونه های واقعی از پروژه هستند که زمان آغاز و پایان، هدف، فرصت و منابع مشخصی دارند. به علاوه، انجام درست هر یک از این موارد به مدیریت (یا فرآیندی به عنوان مدیریت پروژه) نیازمند است. از همینجا به تعریف «پروژه» می رسیم.
پروژه چیست؟
پروژه یک امر موقتی است که برای ارائه یک محصول، سرویس یا نتیجه منحصر به فرد انجام می شود. همانطور که در این تعریف مشاهده می کنید، پروژه یک امر «موقتی» است، چرا که آغاز و پایان مشخصی دارد و در نتیجه، فرصت و منابع آن نیز تعریف شده و مشخص است. علاوه بر این، هر پروژه «منحصر به فرد» نیز هست، چرا که یک فعالیت روتین و روزمره نیست، بلکه از یک مجموعه از فعالیت های خاصی تشکیل شده که برای دستیابی به یک هدف مشخص طراحی شده اند. بنابراین، اعضای تیم پروژه لزوماً همگی با هم کار نمی کنند، بلکه گاهی از سازمانهای مختلف و مناطق جغرافیایی متفاوتی گرد هم جمع می شوند.
توسعه یک نرم افزار برای بهبود و تقویت فرآیندهای کسب و کار، ساختن یک پل یا ساختمان، تلاش برای ایجاد آرامش پس از بروز یک فاجعه طبیعی، گسترش فروش به یک بازار جدید و مواردی از این قبیل، همگی از جمله نمونه های پروژه های کاری به شمار می روند که باید به نحوی انجام شوند یا بهتر بگوییم «مدیریت» شوند که به موقع، منطبق با بودجه تخصیص داده شده و مطابق با نتایج مورد نظر به سرانجام برسند. از اینجاست که به تعریف مدیریت پروژه می رسیم.
مدیریت پروژه چیست؟
با توجه به آنچه که در بالا ذکر شد، مدیریت پروژه، استفاده از دانش، مهارت، ابزار و فنون مختلف در اقدامات مربوط به پروژه به منظور تحقق الزامات پروژه است.
مدیریت پروژه چیزی نیست که به تازگی پدید آمده باشد، بلکه انجام و اجرای غیررسمی آن سابقه ای به قدمت حیات بشر دارد، با این حال در میانه قرن بیستم میلادی بود که به عنوان یک مبحث تخصصی و حرفه ای معرفی شد.
مدیر پروژه کیست؟
مدیر پروژه مسئول اصلی آغاز، برنامه ریزی، طراحی، نظارت، کنترل و به سرانجام رسیدن موفقیت آمیز پروژه است. این فرد به عنوان رأس هرم مدیریت پروژه، باید برای تمامی ابعاد پروژه ای که مدیریت آن را برعهده دارد برنامه ریزی کند، بودجه تخصیص بدهد، نظارت داشته باشد و برای همه مراحل مستندسازی کند.
ضمناً باید توجه داشته باشید که مدیریت صِرف با مدیریت پروژه متفاوت است.
تفاوت مدیریت با مدیریت پروژه
یک عامل اساسی تمایز مدیریت صِرف با مدیریت پروژه این است که برخلاف مدیریت که یک فرآیند مستمر و جاری است، مدیریت پروژه یک محصول نهایی و بازه زمانی محدود و مشخص دارد. به همین دلیل، مدیر پروژه به دامنه وسیعی از مهارت های مختلف، از جمله مهارت های فنی و مدیریت نیروی انسانی و همچنین تسلط دقیق بر حوزه فعالیت خود نیاز دارد.
فرآیند مدیریت پروژه
هیچ روش کاملاً ثابت و غیرقابل تغییری برای مدیریت همه پروژه ها وجود ندارد. در واقع، بیشتر شرکتها وقت زیادی را برای اشتباهات و ایراد جرح و تعدیل به منظور انجام درست کار صرف می کنند، اما چه بسا درست در همان لحظه ای که تصور می کنند که همه چیز سر جای خودش قرار گرفته، متوجه می شوند که باز هم به تغییر نیاز است. عواملی مانند نیازها و اهداف همیشه در حال تغییر و تحول کسب و کارها، کارکنان و تخصص های متفاوت یا جدید و فناوری های جدید یا رو به رشد از جمله دلایل نیاز به اینگونه تغییرات هستند. اما چیزی که در این میان اهمیت دارد این است که هر سازمان یا تیمی باید برای روش انجام پروژه های خود یک چارچوب اصولی داشته باشد؛ چارچوبی که فرآیند مدیریت پروژه آن سازمان یا تیم را تشکیل می دهد و معمولاً از پنج مرحله تشکیل می شود.
مراحل فرآیند مدیریت پروژه
-
مرحله شروع یا تعریف
این مرحله، فاز آغاز رسمی پروژه و شرح اسکوپ یا محدوده (شماره ۲ از بخش مولفه های مدیریت پروژه را بخوانید) آن است. در این مرحله باید اهداف پروژه با توجه به منظور و هدف از انجام پروژه و همچنین جزئیات برونداد مورد نظر مشخص شود. پس از تایید، مدیر پروژه پروپوزال خود را که حاوی محاسبات مربوط به ریسک پروژه است را ارائه می دهد و منشور پروژه (project charter) را قطعی می کند.
-
مرحله برنامه ریزی
در این مرحله، مدیر پروژه بهترین استراتژی ها را به منظور تحقق هدف مورد نظر برای تیم تدوین می کند. انتخاب اعضای تیم و همچنین مطالبه منابع دیگر نیز می تواند از جمله کارهایی باشد که مدیر پروژه در این مرحله انجام می دهد. تهیه تقویم زمانبندی انجام کار و تعیین مسیر و روش ارتباط نیز در این مرحله انجام می شود.
-
مرحله اجرا
نقطه تمرکز مدیریت پروژه در این مرحله تغییر می کند. مدیر پروژه در فاز اجرا فعالیت هایی که نتیجه مورد نظر برنامه پروژه را حاصل خواهند کرد را پیاده سازی و بر آنها نظارت می کند. معمولاً این مرحله بیشترین زمان، منابع و انرژی را به خود اختصاص می دهد.
-
مرحله کنترل
اجرا و کنترل در عمل به طور همزمان انجام می شوند. مدیر پروژه، تیم پروژه را زیر نظر می گیرد تا اطمینان پیدا کند که عملکرد مورد انتظار از پروژه که در مرحله برنامه ریزی تعریف شده بود به واقعیت تبدیل خواهد شد.
-
مرحله جمع بندی و اتمام
مدیریت پروژه در طول این مرحله با ارائه گزارش و همچنین تحویل برونداد مورد انتظار، همه فعالیت های اجرایی و مدیریتی را به پایان می رساند. در این مرحله با پاسخ به یک سوال مهم می توان موفقیت مدیریت و تیم پروژه را ارزیابی کرد: آیا خواسته های ذینفع پروژه، یا حتی فراتر از آن محقق شده است؟
فرآیند مدیریت پروژه علاوه بر این ۵ مرحله، ده مولفه دیگر از حوزه دانش و اطلاعات را نیز در بر می گیرد که هر مدیر پروژه ای باید بر آنها تسلط داشته باشد.
مولفه های اصلی مدیریت پروژه
- هماهنگی و انسجام: این مولفه، هر ۵ مرحله مدیریت پروژه را در برمی گیرد. در واقع با ایجاد هماهنگی و انسجام، یک برنامه تهیه می کنید، ریسک و مخاطرات احتمالی را ارزیابی می کنید و برای اطمینان از اجرای کامل و بدون نقص پروژه، جرح و تعدیلات لازم را در طول مسیر انجام می دهید.
- اسکوپ (Scope) یا محدوده: اسکوپ یا محدوده پروژه، انتظاراتی که از انجام و برونداد پروژه می رود را ترسیم می کند. به عبارت دیگر، اسکوپ مشخص می کند که چه نوآوری ها یا تغییراتی توسط این پروژه ایجاد خواهد شد. درک نتیجه مورد نظر از انجام پروژه برای موفقیت در مدیریت پروژه ضروری است.
- زمان: همانطور که از قدیم گفته اند «وقت طلاست» و حفظ پروژه در مسیر مورد نظر و مطابق با برنامه از اهمیت فراوانی برخوردار است. تخصص مدیریتی به مدیر پروژه کمک می کند تا فعالیت ها را تنظیم کرده و مراحل متناسبی را برای اجرای پروژه در نظر بگیرد تا منابع به درستی تخصیص داده شود و مراحل پروژه در سررسیدهای مورد نظر به پایان برسد.
- هزینه ها: مدیریت هزینه در تمامی طول انجام پروژه لازم الاجرا است. تخمین درست هزینه های پروژه در مراحل مختلف و نظارت بر خرجکرد در طول فرآیند اجرای پروژه به مدیر و تیم پروژه کمک خواهد کرد تا بر اساس بودجه اختصاص یافته به پیش بروند.
- کیفیت: اطمینان از اینکه برونداد نهایی، انتظارات طرف مقابل را برآورده می کند هدف اصلی مدیریت پروژه است. اگر نتیجه پروژه هر چیزی به جز همان چیزی باشد که سفارش دهنده پروژه می خواهد، مدیریت پروژه به درستی انجام نگرفته است.
- تدارکات: شاید در طول اجرای پروژه به خدماتی نیاز پیدا کنید که انجام آنها از حیطه تخصص و عهده اعضای تیم پروژه خارج است. مدیر پروژه باید برای انجام تدارکات لازم در چنین شرایطی آماده باشد، برونسپاری کند و کار را به سرانجام برساند.
- منابع انسانی: گردآوری و تعیین اعضای تیم و در صورت نیاز، کمک گرفتن از دیگران می تواند بر عهده مدیر پروژه قرار بگیرد. لذا فارغ از بزرگی پروژه، مدیر پروژه باید بر مدیریت و سازماندهی موثر نیروی انسانی تسلط داشته باشد.
- ارتباطات: ارتباطات فقط به تعامل و ارائه اطلاعات درست و مناسب مربوط نمی شود. مدیر پروژه باید بداند که در طول فرآیند انجام کار چگونه و در چه زمانی باید اطلاعات مناسب را ارائه کند. مدیریت باید بتواند در ارائه پیام خود تاثیرگذار باشد، از روشهای مناسبی برای انتقال پیام استفاده کند و اطلاعات پروژه را به نحو احسن مدیریت کند.
- مدیریت ریسک: حتی بهترین برنامه ها نیز با مشکلاتی روبرو می شوند. مدیر پروژه باید بداند که چطور می تواند مواردی که قابلیت ایجاد انحراف در مسیر پروژه دارند را تشخیص بدهد تا تاخیر و مصرف پیش بینی نشده و خارج از عرف منابع از طریق برنامه ریزی و نظارت کاهش پیدا کند.
- مدیریت ذینفعان: ذینفعان پروژه، همه افراد و سازمانهایی هستند که به نحوی در پروژه درگیرند. مدیر پروژه باید بداند که چگونه با ایجاد تعامل و استفاده از رویکردهای مدیریتی می تواند ذینفعان را در نتیجه پروژه سهیم کند.
منافع و مزایای مدیریت پروژه
مدیریت پروژه به معنای تخصصی خود برای افراد و گروه های مختلف، از سازمانهای تجاری گرفته تا کارآفرینان کاربرد دارد. علیرغم اینکه انجام هر پروژه می تواند سودآور و نافع باشد، اما عکس این قضیه هم صادق است و هر پروژه ای ریسک و مخاطرات خاص خودش را هم دربردارد. در واقع حتی در بهترین حالت، بسیاری از ما اغلب پروژه های خود را با صرف هزینه بیشتر یا در خارج از بازه زمانی پیش بینی شده به پایان می رسانیم. در این میان، مدیریت پروژه به ما کمک می کند تا:
- همه چیز بیشتر قابل پیش بینی باشد؛
- باعث صرف جویی در زمان، هزینه و تلاش لازم می شود؛
- به حل سریع تر و آسانتر مشکلات احتمالی کمک می کند؛
- باعث ایجاد ارتباط بهتر و موثرتری می شود؛
- کارآمدی همه را افزایش می دهد؛
- تمرکز روی پیشرفت پروژه افزایش پیدا می کند؛
- ما را با ریسک های آتی و حل آنها آشنا می کند؛
- باعث بهبود همکاری با سفارش دهنده پروژه یا مشتری و ذینفعان می شود؛
- محیط کاری سالمی را به وجود می آورد.
استفاده از فرآیندهای استاندارد مدیریت پروژه به مدیران پروژه کمک می کند تا همه مراحل اجرای پروژه را از ابتدا تا به انتها به کارآمدترین و مقرون به صرفه ترین شکل ممکن به انجام برسانند و در عین حال، همه دست اندرکاران و ذینفعان را در این فرآیند دخیل کنند.
ابزارهای مدیریت پروژه
جریان بدون وقفه و روان اطلاعات، یکی از ملزومات موفقیت در هر حوزه ای است. خوشبختانه، فناوری های عصر حاضر عملکرد خارق العاده ای را در مدیریت و توزیع اطلاعات از خود نشان داده اند.
امروزه ابزارها و نرم افزارهای متعددی برای مدیریت پروژه و ارتباطات آن در دسترس قرار دارند که به کارآمدی هر چه بیشتر فعالیت ها و اعضای تیم پروه کمک می کنند. از جمله این نرم افزارها می توان به موارد زیر اشاره کرد.
نرم افزارهای مدیریت پروژه
- ام اس پروجکت (Microsoft Project)
- پریماوِرا (Primavera)
- ترلو (Trello)
- آسانا (Asana)
- پی گیر (Peygir)
- تسکولو (Taskulu)
- گانت پروجکت (Gantt Project)
حرف آخر
انجام صحیح و بدون نقص هر فعالیتی مستلزم برنامه ریزی، دقت و انسجام است. از آنجا که پروژه هم دربرگیرنده مجموعه ای از فعالیت هایی است که به نتیجه خاصی منجر می شوند، انجام درست آن به برنامه ریزی و دقتی نیاز دارد که از طریق فرآیندی موسوم به «مدیریت پروژه» قابل حصول است. با بذل توجه به مراحل اصلی انجام پروژه، مولفه های کلیدی مدیریت و همچنین استفاده از ابزارها و نرم افزارهای مدیریت پروژه، می توانید پروژه های خود را با هزینه و در زمان کمتر و در عین حال، با کیفیت و کارآمدی بیشتری به سرانجام برسانید.
نوشته مدیریت پروژه چیست؟ اولین بار در گويا آی تی پدیدار شد.