چطور عادت های کاری موثر را در خود تقویت کنیم
یک عادت کاری عبارت است از هرگونه تمایلات ذهنی، اخلاقی، رفتاری یا عملی که در رسیدن به بالاترین حد کارایی در شغل یا محل کار خود اعمال می کنید. عادات شغلی خوب پایه و اساس محکمی را برای گرفتن نتایج بهتر، کارایی، اعتماد، ارتباط موثر، حضور منظم، انطباق، مدیریت زمان، دقیق بودن و همکاری ایجاد می کند.
آیا تاکنون کارها و وظایف شغلی خود را برای کمک به همکاران خود در تلاش برای دستیابی به کارایی و بهره وری تیم گسترش داده اید؟ اگر بله، شما عادات شغلی خوبی دارید.
اما این همه چیز نیست افراد موفق می فهمند که برای مقاومت و گرفتن نتایج بهتر نیاز به عادات کاری استثنایی دارند. در این مقاله به بهترین عادت های کاری موثر می پردازیم تا بتوانید کسب و کارتان را تکان دهید و به نتایج عالی فردی و تیمی برسید.
مهم ترین کارهای خود را اولویت بندی کنید
اولویت بندی و داشتن لیست تمام کارهای روز چندان اهمیت ندارد. بلکه نقطه اهمیت برای اولویت بندی کردن لیست مهم ترین کارهای شما است. همیشه در لیست کاری شما کارهایی وجود دارند که انجام یا نتایج آن ها به طور روزانه روی کارتان تاثیر بسزایی دارد. این کارها را باید مشخص کنید و آن ها را با یک فیش MIT تنظیم کنید. ( یعنی با این عبارت نشان دهید که این کارها جزو ضروری ها هستند ).
برای این کار کمی وقت صرف کنید ( کمتر از ۱۵ دقیقه ) و مشخص کنید که ۳ کار مهمی که باید تحت هر شرایطی هر روز انجام دهید چیست. هر چه پیش آید و هر نتیجه ای گرفته شود این کار ها باید هر روز انجام شوند.
وقتی که لیست MIT خود را تنظیم می کنید انرژی مضاعفی پیدا می کنید چرا که حالا مطمئن تر هستید که باید چه کارهایی را با تمرکز بالاتر هر روز انجام دهید.
بیشتر بخوانید: برای این که مانع اهمال کاری شوید باید چه کنید؟
آنچه را لورا ارنست، به عنوان یک وبلاگ نویس در عرصه بهره وری در مورد اهمیت ایجاد MIT های شما به عنوان یک کار شغلی بیان کرده است:
“افراد مولد بر مهمترین فعالیت ها تمرکز می کنند. آنها همچنین اطمینان حاصل می کنند که انجام کارهای مورد نظر در روند زندگی و نتایج مؤثرتر هستند. من معتقدم که آنها توانایی تشخیص مهمترین وظایف را دارند .
استفاده از رسانه های اجتماعی را محدود کنید
افراد مولد که در بخش قبل در موردشان صحبت کردیم نیاز به این دارند که حین کار تمرکز داشته باشند. اما وقتی شبکه های اجتماعی شان در کنارشان باشد و هر چند وقت صدای نوتیقی یکی از شبکه ها به گوش شان برسد، تمرکزشان را از بین برده و بهره وری را کاهش می دهد.
یک فرد مولد در کسب و کار، به نام آنا چوی عادات ناپسند کاری خود را شناسایی کرده وآن ها را به جهت بهبود نتایج، تصحیح کرده است. شبکه های اجتماعی در راس اشکالات او بوده و در باره این بهبود چنین می گوید:
من رسانه های اجتماعی و استفاده از اپلیکیشن ها را محدود می کنم تا بتوانم روی آنچه برای من مهم است تمرکز کنم. همچنین تمام اعلان های گروه WhatsApp را خاموش می کنم و آنها را فقط قبل از کار، هنگام ناهار و بعد از کار بررسی می کنم. علاوه بر این همه اعلان های رسانه های اجتماعی را خاموش می کنم، بنابراین در وسط کارم حواس پرت نمی شوم. بدیهی است با این قوانین خودساخته که بسیار موفق هم بوده اند، فقط بعد از کار به رسانه های اجتماعی می روم و زمان بررسی سوشال مدیا را به کمتر از ۳۰ دقیقه در روز محدود می کنم.
محدود سازی استفاده از شبکه های اجتماعی انقدر مهم است که کمک می کند بتوانید به سادگی، مدیریت زمان را در چنگ بگیرید و بهره وری بیشتری داشته باشید.
پذیرای دریافت بازخوردهای منفی باشید
سیستم بازخورد ابزاری است برای بهینه سازی کارآیی شما در محیط کار. هنگامی که بازخورد مثبت یا منفی را از طرف معاون یا رئیس خود دریافت می کنید آن را به صورت شخصی یا تذکر یا تشویق شخصی نینگارید. هدف بازخورد این است که شما را بیشتر بهره ور کند.
یکی از افرادی که توانسته پیشرفت کاری اش را صرفا بر اساس بازخورد های مثبت و منفی بنا کند در این باره می گوید:
“من اهمیت بازخورد عمومی و خصوصی را در مورد اعتبار و کار خود می فهمم. برای ارائه شغل با کیفیت، من وقت بیشتری را برای درک نیاز مشتری خود می گذرانم، و سپس سؤال می کنم. پس از درخواست مشتری برای تجدیدنظر، من به سرعت روی آن کار می کنم و اطمینان می دهم که نیاز مشتری برآورده شده است ، و او راضی است. هر بازخورد به من کمک می کند تا در مورد شغل بهبود یابم. “
روزانه ورزش کنید
ممکن است از من بپرسید که ورزش با عادات کاری چه ارتباطی دارد. حقیقت این است که آنها با یکدیگر ارتباط دارند. مود بدنی شما بر بهره وری شخصی تأثیر می گذارد. به همین دلیل است که ورزش باید در لیست MIT یا همان لیست کارهای حتما انجام شدنی در طول روز قرار بگیرد.
مطالعات متعددی عنوان کرده اند که اگر می خواهید سالم تر باشید و زندگی شادتری داشته باشید، ورزش بدنی یکی از عادت های اساسی کاری است که شما به آن نیاز دارید. ورزش به شما در رسیدن به خواب با کیفیت، حافظه بهینه شده، هوشیاری ذهنی و تمرکز بهتر کمک خواهد کرد. با یک سبک زندگی بی تحرک نمی توانید این کار را انجام دهید. این حتی زندگی اقتصادی شما را تحت تأثیر قرار خواهد داد.
براساس ژورنال تحقیقات کار، افرادی که روزانه ورزش می کنند، کشف شد که حدود ۹ درصد به طور متوسط در مقایسه با افرادی که زندگی بی تحرک دارند ، درآمد کسب می کنند.
انتخاب های سالمی داشته باشید
اگر معمولا انتخاب های شما در هر امری، از امور و اشیا و غذاهای ناسالم است، حقیقت این است که نه تنها بر ذهن و بدن شما تأثیر منفی می گذارد ، بلکه بر موفقیت حرفه ای شما نیز تأثیر خواهد گذاشت. بنابراین ، انتخاب سالم یک عادت مهم کاری است.
چند نکته برای این که بتوانید در زندگی انتخاب های سالم تری داشته باشید:
- لیست کارهای روزانه ای بنویسید که موجب شده اند زندگی سالم تری داشته باشید
- یک عادت سالم در زندگی تان مشخص کنید و سعی کنید آن را بهبود ببخشید و آن را افزایش دهید. مثلا اگر روزانه ۳۰ دقیقه مطالعه می کنید، یک برنامه ریزی داشته باشید و مدت مطالعه خود را به ۶۰ دقیقه برسانید.
- یک عادت ناسالم را شناسایی کنید و برنامه هایی داشته باشید تا آن را رفته رفته کاهش دهید. مثلا اگر تا ساعت ۴ بعد از ظهر کار می کنید و حسابی بی انرژی می شوید، بجای مصرف یک لیوان نوشابه انرژی زا! از یک دمنوش گیاهی کافئین دار استفاده کنید.
- یک عادت بد خود را مشخص کنید و آن را با یک عادت خوب جایگزین کنید. مثلا اگر به محض این که از خواب بیدار می شوید، به سراغ شبکه های اجتماعی می روید، این بار آن را با یک پیاده روی صبح گاهی جایگزین کنید یا این که در خانه ورزش کششی انجام دهید.
- هر هفته در پایان روز آخر، خودتان و وضعیت کاری تان را بررسی کنید. ببینید که چرا موفق شده اید بهتر باشید یا علت موفق نشدن تان چه بوده است. نتیجه گیری کنید و در بهبود کارها تلاش کنید.
برای تجدید روحیه و انرژی برنامه داشته باشید
وقت و زمان شما در کنار انرژی تان، به یک اندازه اهمیت دارند. اما این بدین معنی نیست که شما هر چقدر وقت در طول روز داشته باشید، به همان اندازه هم انرژی دارید. معمولا اوقات اولیه روز، انرژی بیشتری دارید و ما به شما توصیه می کنیم این تایم ها را صرف MIT خود کنید. اما رفته رفته انرژی تان کاهش پیدا می کند.
اما رهبران موثر می دانند که برای تجدید انرژی خود باید عادات سالمی در زندگی داشته باشند. از جمله این عادت ها می توان به:
- ورزش روزانه
- خواب کافی
- خوراک سالم
- فکر سالم در طول شبانه روز
- مراوده صحیح با همکاران سالم
اشاره داشت. در این باره فکر کنید که چه عادت ناسالمی دارید که مانع بهره وری تان می شود. این عادات را با عادت های خوب جایگزین کنید و موفق تر عمل کنید.
از ماتریس آیزنهاور برای ردیابی اولویت های بلند مدت استفاده کنید
بعضی اوقات، در حالی که می خواهید مولد باشید، روی اهداف کوتاه مدت تمرکز می کنید. با این حال، پیتر دراکر، به افسانه مشهور مدیریت ، تأیید می کند و می گوید:
ماتریس آیزنهاور توسط دویلایت آیزنهاور در تصمیم گیری های آگاهانه پیرامون امور ژنرالی خود، مورد استفاده قرار می گرفت و استفان کاوی آن را در ضمن “۷ عادت افراد بسیار کارآمد” شهرت بخشید. این ماتریس در تعیین وظایفی که باید روی آن کار کنید و مواردی که باید نادیده بگیرید، به شما کمک می کند.
این ماترین شامل یک مربع ۴ بخشی است که در آن کارهای مهم و ضروری و فوری و غیر فوری ماتریس وار ترکیب می شوند و در نهایت برای شما اینچنین اورده ای دارند که :
- کارهای مهم و فوری
- کارهای مهم و غیر فوری
- کارهای غیر مهم و فوری
- کارهای غیر مهم و غیر فوری
این ماتریس اولویت بندی ها را تنظیم می کند و به شما می گوید که هم اکنون باید چه کاری را در دست داشته باشید.
بیشتر بخوانید: چطور برای رسیدن به اهداف بلند مدت انگیزه پیدا کنیم؟
از قانون ۸۰/۲۰ استفاده کنید
این قانون به طور خلاصه می گوید که ۸۰ درصد از بهره وری شما از ۲۰ درصد تلاشی است که انجام می دهید. این ۲۰ درصد را تشخیص دهید و روی آن کار کنید. در این باره مقالات متعددی نوشته شده که می توانید آن ها را گوگل کنید و در موردش بیشتر بدانید.
برای استفاده از این قانون و داشتن عادت های خوب، باید ۲۰ درصد از بهترین و با ارزش ترین تلاش های خود را شناسایی کنید و از درگیری شخصی با ۸۰ درصد ما بقی جلوگیری کنید. بعد می توانید مابقی کار را خود تان بارها و بارها انجام دهید ( تمام وقت تان را صرف ۲۰ درصد ارزشمند کنید ) و بدین صورت نتیجه گیری عالی تر از قبل داشته باشید.
بدین صورت می توانید بدون حتی یک ریال افزودن به کسب و کار خود، یا حتی افزودن افراد اضافی، و با رویکرد ساده ای مثل بهبود عملکرد و عادت های کاری، نتیجه بخش تر و اثر بخش تر کار کنید.
آیا در این باره تجربه ای دارید؟ در بخش نظرات بنویسید.
نوشته چطور عادت های کاری موثر را در خود تقویت کنیم اولین بار در گويا آی تی پدیدار شد.