چگونه ایمیل های سرد کوتاه تر و موثرتری بنویسیم؟ چهار اشتباه که باید از آنها اجتناب کنید

از بروز اشتباهات رایجی که در این مطلب به آنها اشاره می کنیم جلوگیری کنید تا ایمیل های مختصر و مفیدی را تهیه و تنظیم کنید که میزان واکنش به آنها فراتر از حد انتظار است.

 

ایمیل های طولانی حتی وقتی که از طرف دوستان هم ارسال می شوند آنقدر خوشایند نیستند. اما هنگامی که فرستنده ایمیلی که یک بحر طویل است یک غریبه باشد (ایمیل سرد)، این تبدیل به یک گناه نابخشودنی خواهد شد.

یکی از سریع ترین راه ها برای آزاردادن خریداران بالقوه و از دست دادن شانس فروش این است که برای آنها ایمیل های طولانی بفرستید که در جای جای آنها نقل قول های چندخطی آورده اید و در واقع با ارسال آنها احترام قائل نشدن خود برای برنامه روزانه شلوغ مخاطب را نشان می دهید.

زندگی ما با روشهای مختلف فروش و بازاریابی در هم آمیخته است؛ ابزارهای پیام رسان، فیدهای خبری، شبکه های اجتماعی و تماس های تلفنی. این به آن معنی است که حتی یک ایمیل نسبتاً بلند که اصل مطلب در آن تقریباً گم می شود می تواند باعث کند شدن، به تاخیر افتادن یا به بن بست رسیدن فرآیند فروش شود. هنگامی که مشتری می تواند مزایای مرتبط با نیازهای خود را در یک پیام دو خطی از رقیب شما پیدا کند، طبیعتاً برای رمزگشایی از داستان پنج پاراگرافی شما وقت خود را تلف نخواهد کرد.

با توجه به آنچه که ذکر شد، در ادامه به ذکر رایج ترین دلایل تولید ایمیل های بلند می پردازیم و در خواهیم یافت که چگونه با اجتناب از آنها می توانیم رابطه های بهتری را با مشتریان خود شکل بدهیم.

 

1. می خواهید که همه مزایا و خصوصیات محصول یا خدمات خود را ذکر کنید

طبیعتاً نسبت به کسب و کار خود شور و اشتیاق دارید و می خواهید که همه توانمندی های آن را به رخ بکشید. اما مشتری بالقوه شما فقط می خواهد بداند که چه چیزی برای کسب و کارش سودمند و به اصطلاح «ارزش آفرین» خواهد بود و مشکل یا مسأله ای که با آن مواجه شده را حل می کند. هر چیز دیگری که به ایمیل خود اضافه کنید طول آن را بدون اینکه ضرورتی داشته باشد بیشتر می کند.

برای اجتناب از این مشکل، به جای ویژگی از مزایا استفاده کنید و در هر ایمیل یک مورد را بگنجانید. اگر ایمیل شما بیش از حد طولانی شد، به عقب برگردید و تعداد خصوصیات و مزایایی که در آن ذکر کرده اید را بشمارید. هر چیزی که با موضوع اصلی ایمیل شما همخوانی ندارد را ویرایش کنید.

 

2. تمایل دارید که همه چیز را در یک نفس بگویید

یکی از ترفندهای نوشتن ایمیل های سرد خوب این است که بدانید که چگونه می توانید اشتیاق و کنجکاوی مشتریان بالقوه خود را تحریک کنید. احتمالاً شما این توانایی را دارید که هر چیز جالب، مهیج و خاصی که در رابطه با شرکت یا محصول تان وجود دارد را در یک ایمیل بگنجانید و ارسال کنید، اما اگر همه چیز را در یک نفس بگویید، در هفت ایمیل بعدی از کمپین هشت ایمیلی خود چه چیزی خواهید نوشت؟

در چنین شرایطی، اگر مشتری بالقوه به اولین ایمیل واکنش نشان ندهد –که البته هر چقدر هم که ایمیل شما خوب باشد ممکن است- چیز دیگری در اختیار نخواهید داشت که به کمک آن توجه مشتری را به خود جلب کنید.

 

3. بیش از حد خوشایند و خوش مشرب هستید

ایمیل هایی که از طرف غریبه ها ارسال می شوند و با تعارفات تصنعی آغاز می شوند، مانند خانه هایی هستند که از فضای خانه می زنند تا هال آن را بزرگتر کنند – این فضای اضافی عملاً چیزی را به خانه اضافه نمی کند و بهتر است که در بخش دیگری مثل اتاق یا آشپزخانه مصرف شود. به همین ترتیب، هنگامی که می توانید از تعداد کلمات محدود قابل استفاده در یک ایمیل موثر در جای دیگری، مثل متن بدنه یا فراخوان به عمل استفاده کنید، شروع ایمیل خود را طولانی نکنید. اگر واقعاً نمی خواهید وقت مخاطب خود را تلف کنید، از همان ابتدا زیاده گویی نکنید.

به جای استفاده از تعارفاتی که به مذاق مخاطبی که شما را نمی شناسد ابداً خوش نخواهند آمد و بیشتر مانند چاپلوسی به نظر خواهند رسید، با اطلاعاتی شروع کنید که اهمیت مشکل مخاطب را نشان می دهند یا یک سوال غیرمنتظره بپرسید.

 

4. نقل قول های شما افتضاح هستند

سخنانی که از کارشناسان یا افراد مشهوری نقل قول می کنید که تاییدی بر کیفیت و کارآمدی محصول یا خدمات شما به حساب می آیند می توانند تایید اجتماعی ارزشمندی در ایمیل های بازاریابی و فروش شما به شمار بروند. با این حال باید هوشمندانه و عاقلانه انتخاب کنید. یک نقل قول یک خطی که به دقت انتخاب شده باشد می تواند یک تایید اجتماعی قوی باشد. اما نقل قولی که به اندازه یک پاراگراف به طول می انجامد فقط دیوارنوشته ای است که مخاطب برای خواندن آن وقت نمی گذارد و بر خلاف انتظار، باعث می شود که شما تنبل به نظر برسید.

همینطور که پیش از ارسال ایمیل آن را بازخوانی می کنید، سوالاتی از این دست را از خودتان بپرسید: آیا این نقل قول مزیت خاصی را نشان می دهد؟ آیا تاییدیه ای را از جانب گوینده نشان می دهد که می تواند خواننده را متقاعد کند؟ اگر پاسخ به این سوالات منفی بود، فوراً آن را حذف کنید.

 

حرف آخر

اگر می خواهید که از همه این موارد اجتناب کنید، یک راه حل ساده برای شما وجود دارد: به غرورسنج خود نگاهی بیندازید. در بسیاری از موارد دلیل متولدشدن ایمیل های طولانی این است که نویسنده آنها عاشق کلام خودش است یا اینکه نمی خواهد باور کند که پیام های او هم می توانند به ویرایش نیاز داشته باشند. با این حال، بخشی از فرآیند فروش مستلزم این است که بدانید که چه زمانی باید از خودتان چشم بپوشید و مخاطب را در کانون توجه قرار بدهید و این ایثار در هیچ جا مانند ایمیل ضرورت ندارد. هنگامی که پشت میز می نشینید تا ایمیل خود را بنویسید، غرور و خودپسندی را کنار بگذارید و مطمئن باشید که از این طریق و با توجه به موارد بالا میزان پاسخ دهی و واکنش مخاطبان افزایش پیدا خواهد کرد و مشتریان بالقوه به همان طریقی که می خواهید از شما قدردانی خواهند کرد.