چگونه یک جدول برنامه ریزی شخصی روزانه واقع بینانه تنظیم کنیم؟
این روزها با شلوغ تر شدن زندگی، احساس نیاز و علاقه مردم به برنامه ریزی صدچندان شده است. معمولاً این برنامه ریزی با تهیه جدولی انجام می گیرد که حاوی برنامه های روزانه است. اما اساساً چرا یک جدول برنامه ریزی شخصی روزانه برای خودتان تنظیم می کنید؟
- می خواهید کنترل بیشتری روی وقت خود داشته باشید؛
- کار بیشتری انجام خواهید داد؛
- از وقت تان بیشتر بهره برداری خواهید کرد؛
- ذهن آسوده تری خواهید داشت.
یا حداقل این چیزی است که کارشناسان بهره وری به عنوان مزایای برنامه ریزی به شما می گویند.
با این وجود، در غالب موارد، همه چیز به آن شکلی که می خواهیم به پیش نمی رود؛ غالباً جدول برنامه ریزی شخصی روزانه مان را تنظیم می کنیم، اما هیچ کدام یا بسیاری از فعالیت هایی که فهرست کرده ایم انجام نمی شود و در عوض، سر و کله کارهای جدیدی پیدا می شود.
این برای همه ما پیش آمده و معمولاً بعد از مدتی دست از تلاش بر می داریم و با این باور که به هر حال قرار نیست که هیچ چیز بر طبق برنامه انجام شود، برنامه ریزی را بی معنی می پنداریم و همینطور باری به هر جهت جلو می رویم.
اما در واقع، مشکل از برنامه و برنامه ریزی نیست، بلکه مشکل از اینجا نشأت می گیرد که ما نمی دانیم که چطور باید برای تهیه یک جدول برنامه ریزی شخصی روزانه برنامه ریزی کنیم.
تهیه یک جدول برنامه ریزی شخصی روزانه واقع بینانه
اولین پیش فرض اشتباه اکثر ما این است که برنامه ریزی، بلد بودن نمی خواهد. بسیاری از ما تصور می کنیم که فقط باید فعالیت ها و وظایف را روی کاغذ بنویسیم و حداکثر کاری که باید انجام بدهیم این است که آنها را اولویت بندی کنیم.
البته اولین قدمی که باید برداریم همین است، اما فرآیند برنامه ریزی برای تهیه یک جدول برنامه شخصی روزانه به همین جا ختم نمی شود و اگر واقعاً می خواهید که برنامه ریزی شما امکان عملی شدن را داشته باشد، باید چند قدم دیگر هم بردارید.
مهم ترین مهارتی که در هنگام تهیه و تنظیم یک جدول برنامه ریزی شخصی روزانه باید داشته باشیم، مهارت پیش بینی یا برآورد است. اساساً کاری که تحت عنوان برنامه ریزی انجام می دهیم این است که چند هدف مشخص می کنیم و سپس پیش بینی می کنیم که روزمان چطور پیش خواهد رفت و فعالیت های ما به چقدر وقت و تلاش نیاز خواهند داشت؟ انجام دقیق این پیش بینی ها به تمرین و یادگیری احتیاج دارد.
در اینجا با نکاتی آشنا خواهید شد که با توجه و به کاربستن آنها می توانید پیش بینی های بهتر، و به تبع آن برنامه ریزی بهتری داشته باشید.
برای فعالیت های خود وقت تعیین کنید
یکی از روش های مناسب برای تقویت مهارت پیش بینی، زمان بندی کردن فعالیت هایی است که باید انجام بدهید. به این منظور کافی است که در هنگام نوشتن جدول برنامه ریزی شخصی روزانه تان یک برآورد زمانی ساده هم برای هر فعالیت انجام داده و زمان تخمینی خود را در کنار آن بنویسید. به عنوان مثال:
- مطاله ایمیل ها (۶۰ دقیقه)
- نوشتن یک پست برای وبلاگ (۱۲۰ دقیقه)
- نهار (۶۰ دقیقه)
- استراحت (۳۰ دقیقه)
- شستن لباس ها (۳۰ دقیقه)
سادگی را حفظ کنید؛ ما به دنبال پیچیده یا کسالت بار کردن برنامه ریزی نیستیم. پس از آنکه همه فعالیت ها و وظایف تان را زمانبندی کردید می توانید مجموع زمان مورد نیاز را حساب کنید. حاصل جمع زمان مورد نیاز برای مثال بالا ۵ ساعت است.
اشتباهی که معمولاً به دام آن می افتیم این است که فعالیت های روزانه خود را فهرست می کنیم، اما به زمان مورد نیاز برای انجام آنها توجهی نمی کنیم. در نتیجه، هیچ بعید نیست که برای یک روز کاری ۸ ساعته بیشتر از ۲۴ ساعت کار ردیف کرده باشیم.
بنابراین، نوشتن همه کارهایی که می خواهید انجام بدهید و تخمین زمان مورد نیاز برای تک تک آنها شما را یک قدم به واقعیت نزدیک تر می کند.
فعالیت های خود را به اجزای تشکیل دهنده آنها تقسیم کنید
یکی دیگر از مشکلات بزرگ در برنامه ریزی و تنظیم یک جدول برنامه ریزی شخصی روزانه این است که معمولاً فعالیت هایی که باید انجام بدهیم را دست کم می گیریم و در نتیجه، زمان کمی را برای آنها در نظر می گیریم. مغز ما جزئیات و پیچیدگی های انجام کارها را نادیده می گیرد و یک زمان غیرواقع بینانه برای ما تعیین می کند.
به عنوان مثال، تصور کنید که برای دریافت کارت ملی خود باید به اداره پست مراجعه کنید. اگر بخواهید همینطوری برای این کار زمان تعیین کنید و جزئیات را در نظر نگیرید، احتمالاً یک بازه زمانی ۳۰ تا ۴۰ دقیقه ای را در نظر می گیرید.
اما اگر همین کار ساده را تقسیم بندی کنید، چیزی شبیه به این خواهید داشت:
- رفتن به سمت خودرو (۵ دقیقه)
- پاک کردن برف و یخ، به خاطر فصل زمستان (۵ دقیقه)
- رانندگی به سمت اداره پست (۲۰ دقیقه)
- ترافیک (۱۰ دقیقه)
- پیداکردن جای پارک (۵ دقیقه)
- منتظر ماندن در صف دریافت کارت (۱۰ دقیقه)
- بازگشت به خانه (۲۰ دقیقه)
با تقسیم بندی کار به اجزای آن، به برآورد واقع بینانه تری معادل با ۷۵ دقیقه خواهید رسید که تقریباً دو برابر چیزی است که در ابتدا پیش بینی کرده بودید.
هر چه فعالیت های روزانه خود را به بخش های کوچکتری تقسیم کنید، پیش بینی بهتر و دقیق تری از زمان مورد نیاز برای انجام آنها خواهید داشت.
البته لزومی ندارد که همه این جزئیات را در جدول برنامه ریزی شخصی روزانه خود بنویسید، زیرا با این کار فقط جدول تان شلوغ می شود و مدیریت کارها پیچیده تر خواهد شد. لذا بهتر است که این جزئیات را روی کاغذ دیگری بنویسید و در صورت تمایل آن را دور بیندازید.
برای موارد غیرمنتظره برنامه ریزی کنید
یکی دیگر از اشتباهاتی که مرتکب می شویم این است که تصور می کنیم که ۱۰۰ درصد وقت ما در اختیار خودمان است. مثلاً اگر روزمان را ۱۴ ساعت در نظر بگیریم، دقیقاً برای ۱۴ ساعت برنامه ریزی می کنیم، انگار که قرار نیست که هیچ اتفاق غیرمنتظره ای بیفتد.
در عین حال، چنین تصوری به ندرت درست از آب در می آید. هر روز و همیشه کارهای جدید و اتفاقات غیرمترقبه ای پیش می آید که اکثریت قریب به اتفاق آنها ابداً قابل پیش بینی نیست. اگر زیاد خوش بین هستید، بد نیست که به این مطلب که درباره قانون مورفی است هم نگاهی بیندازید.
زمان غیرقابل پیش بینی شما به نوع فعالیت هایی که انجام می دهید و مقدار کنترلی بستگی دارد که روی روز و وقت خود دارید، مثلاً می تواند ۳۰ دقیقه یا ۵ ساعت باشد. به هر حال از آنجایی که این زمان کاملاً غیرمنتظره است، نمی توانید دقیقاً برایش برنامه ریزی کنید، بنابراین بهتر است که در همه جداول برنامه ریزی شخصی روزانه خود یک زمان نسبتاً ثابتی را در نظر بگیرید. با گنجاندن این زمان در برنامه خود، نسبت به حالتی که تمامی وقت تان را قابل برنامه ریزی در نظر می گیرید برنامه ریزی بهتری خواهید داشت.
برای وقت مفید خود برنامه ریزی کنید
یکی دیگر از روشهای افزایش دقت برنامه ریزی، تعیین زمان مفیدی است که در اختیار دارید. در این راستا باید همه فعالیت هایی که در طول روز انجام می دهید و عملاً «کار» محسوب نمی شوند را از وقت تان کنار بگذارید. به عنوان مثال:
- نهار (۶۰ دقیقه)
- تلفن (۳۰ دقیقه)
- استراحت (۴۰ دقیقه)
- دستشویی (۲۰ دقیقه)
- زمانهایی که در راه هستید (۶۰ دقیقه)
با تعیین وقت مفیدی که در اختیار دارید و برنامه ریزی برای آن می توانید جدول برنامه ریزی شخصی دقیق تری داشته باشید.
تمرین کنید
با همه این روشها و در عین توجه به نکاتی که ذکر شد، باز هم هیچ بعید نیست که از برنامه خود عقب بمانید. معمولاً هم دلیلش این است که ما انسانها به طور طبیعی زیاد در پیش بینی های زمانی عملکرد خوبی نداریم. بنابراین اگر برنامه ریزی شما در ابتدا چیزی نزدیک به افتضاح از آب درآمد، دلسرد نشوید.
چیزی که تصور می کردید که فقط به ۵ دقیقه زمان نیاز خواهد داشت، شاید ۲ ساعت از وقت تان را بگیرد. ایرادی ندارد؛ به چنین وضعیت هایی از این چشم انداز نگاه کنید که در حال تمرین و یادگرفتن هستید. هر چه بیشتر برنامه ریزی کنید، عملکرد شما بهتر خواهد شد.
هنگامی که هنوز در برنامه ریزی تازه کار هستید می توانید پیش بینی های زمانی خود برای هر فعالیت را دو برابر کنید. احتمالاً با این تاکتیک به واقعیت نزدیک تر خواهید بود.
تمرین بیشتر باعث تقویت مهارت تخمین و پیش بینی شما خواهد شد. در واقع، پس از مدتی چیزی شبیه به یک حس یا شمّ درونی پیدا خواهید کرد و حتی بدون نوشتن هم از درون احساس می کنید و متوجه می شوید که جدول برنامه ریزی شخصی روزانه خوبی تهیه کرده اید یا اینکه زیاد واقع بینانه برنامه ریزی نکرده اید.
منبع (با جرح و تعدیل)
نوشته چگونه یک جدول برنامه ریزی شخصی روزانه واقع بینانه تنظیم کنیم؟ اولین بار در گويا آی تی پدیدار شد.