۹ درسی که سیاست دورکاری گوگل به ما می‌دهد
با داغ شدن بحث بازگشایی ادارات در شرکت‌ها دیگر توجه چندانی به سیاست‌های دورکاری نمی‌شود، اما یکی از شرکت‌هایی که باید در زمینه دورکاری از آن درس گرفت گوگل است.
ساندار پیچای مدیر عامل گوگل به تازگی اعلام کرده است که به دلیل بحران کوئید۱۹، این شرکت سیاست دورکاری خود را حداقل تا جولای ۲۰۲۱ تمدید می‌کند. از آنجایی که گوگل یکی از غنی‌ترین پایگاه داده‌های جهان را در اختیار دارد این تصمیمش بسیار حائز اهمیت است.
یکی از این داده‌ها تحقیق سال گذشته گوگل است. تیم تحقیقاتی این شرکت تحقیقی را روی ۵ هزار کارمند گوگل انجام داد و یک گروه صد نفره هم برای درک بهتر تاثیر کار اشتراکی مورد تمرکز قرار گرفتند. آنها برای سنجش افراد روی موارد زیر تمرکز کردند:
سلامت
عملکرد
ارتباط
خلاقیت
نتایج این تحقیق منجر به نتایجی در زمینه دورکاری شد که در زیر به آنها می‌پردازیم:
جلسات تیمی را در اولویت قرار دهید
گوگل می‌گوید جلسات تیمی «معمولا تنها روابطی است که شما دارد، پس آنها را زمان‌بندی کنید و حتی زمانی که جلسات ضرورتی ندارند نیز آنها را در اولویت قرار دهید و حاضر باشید».
با اینکه ارتباط نوشتاری درون مایه محیط دورکاری محسوب می‌شود اما شاید این واسطه شما را فریب دهد. برداشت اشتباه از شوخی و لحن صحبت بسیار رایج است و دیگر امکان شنیدن صدا، مشاهده حالت چهره و زبان بدن را ندارید.
اما جلسات مجازی به شما این فرصت را می‌دهد که نشانه‌های احساسی را دریافت کنید و با هم تیمی‌هایتان سازگار شوید.
البته باید توجه داشت منظور جلساتی که موجب می‌شود تیم بیش از حد زمان کافی برای کار واقعی نداشته باشد نیست.
علاقه شخصی خود را نشان دهید
گوگل پیشنهاد می‌کند که از زمان جلسات خود برای شناخت هم تیمی‌هایتان استفاده کنید. حتی با هم تیمی‌هایتان قرار صبحانه یا ناهار مجازی بگذارید.
در مکالمه‌های فردی سوالات واقعی بپرسید. برای مثال به جای «آخر هفته‌ات چطور بود؟» بگویید «آخر هفته چه کارهایی کردی؟».
حاضر باشید
گوگل می گوید «در فعالیت مجازی معمولا نشانه‌های مشارکت از دست می‌روند. به ویژه زمانی که میکروفن خاموش است یا تنها روی لپتاب تمرکز داریم».
پیشنهادات زیر به بهبود این شرایط کمک می کند:
دوربین خود را روشن کنید تا دیگران شما را ببینند.
در هنگام کار میکروفن خود را از حالت بی صدا خارج کنید.
از نشانه‌های زبانی و غیرزبانی استفاده کنید، مثلا سرتکان دادن، یک «همممم» یا حتی «بله، ایده خوبیه»
گوشی را رو به چهره نگه دارید و تماس چشمی را حفظ کنید (مگر زمانی که مشغول نکته برداری هستید).
سرکشی کنید
گوگل پیشنهاد می‌کند که با سلامی کوتاه یا پیغامی انگیزشی، مقاله‌ای خبری یا عکسی جالب از حال همکارانتان خبردار شوید، البته مراقب باشید که این مسئله لطمه‌ای به کار آنها وارد نکند و فضا و زمان کافی برای کار داشته باشند.
«استراحت و خوردن قهوه» را به صورت مجازی با همکاران خود انجام دهید، درست مثل زمانی که در اداره بودید. به این شکل فرصتی برای صحبت درمورد روز، برنامه‌های آخر هفته یا موضوعات دیگر خواهید داشت.
هم تیمی‌های خود را بشناسید
گوگل می‌گوید «در محیط دورکاری از کار هم‌تیمی خود تشکر یا تقدیر کنید. حتما با ارسال پیغامی از همکارتان تشکر و قدردانی کنید، قدردانی خود را در جلسات تیمی بیان کنید و از برنامه شناخت شرکتی استفاده کنید.»
همکاران خود را به مشارکت دعوت کنید
شاید شرکت در جلسات گروهی برای همکاران درون گرا دشوار باشد و در محیط مجازی این مسئله از این هم سخت‌تر است. رهبران برای حل این مسئله می‌توانند از این افراد مستقیما برای شرکت در جلسات درخواست کنند.
در همین حال به نشانه‌ها و زبان بدن در حین جلسه دقت کنید. اگر حس کردید که این افراد سعی دارند وارد مکالمه شوند، این فرصت را در اختیار آنها قرار دهید.
هنجارهای تیمی را مشخص کنید
گوگل می‌گوید «هنجارها یک سری انتظارات مشخص را برای نحوه کار تیمی ایجاد می‌کنند. اما اگر این هنجارها به شکل مشخص بیان نشوند گاهی اوقات موجب سردرگمی خواهند شد.»
به عقیده محققان گوگل کارکنان یک تیم باید درمورد هنجارهای تیمی خود بحث کنند. موضوعات بحث ممکن است شامل موارد زیرباشند:
ساعت و محدوده زمانی که انتظار می‌رود صرف پاسخ به ایمیل‌ها شود.
انتظارات و مسئولیت‌های تیمی را مشخص کنید، برای مثال چه کارهایی حتی با عدم دسترسی به یک فرد می‌توانند ادامه پیدا کنند و چه زمانی بهتر است که فرد پاسخگو باشد؛
بهترین راه برای اشتراک‌گذاری اطلاعات؛
چند وقت یک بار باید در تماس باشید؛ و
چشم‌اندازی بزرگ که هم تیمی‌ها را به هدفی بزرگتر مرتبط کند.
وقتی که این هنجارها را مشخص کردید، آنها را مستند کرده و به دست تمامی اعضای تیم برسانید. با این کار همه از شرایط آگاه می‌شوند و استرس کارکنان کاهش پیدا می‌کند و مسئله کاهش خلاقیت هم برطرف می‌شود، زیرا شاید یکی از اعضای تیم منتظر چیزی از طرف دیگر اعضا باشد.
بهترین واسطه را استفاده کنید
بر چه اساس تصمیم می‌گیرید که پیغام ارسال کنید یا تماس بگیرید؟
گوگل می‌گوید «ویدیو برای مکالمات دقیق مناسب‌ترین گزینه است. با این حال ارسال پیغام برای سرکشی یا روشن کردن موضوعات ساده مناسب است.»
مهم است که تفاوت این واسطه‌ها را درک کنید. اگر تماس‌های تلفنی از حد بگذر، تیم تحت فشار قرار می‌گیرد. اما اگر به جای یک تماس کوتاه چندین پیغام رد و بدل شود زمان زیادی هدر خواهد رفت.
سلامت را در اولویت قرار دهید
بحران کرونا باعث شده مسئله سلامت بیش از پیش اهمیت پیدا کند.
گوگل با توجه به این نکته پیشنهاد می‌کند:
ایجاد یک فضای کاری راحت تا کار و زندگی روزانه از هم جدا شوند؛
مشخص کردن محدودیت برای روز کاری به گونه‌ای که ساعت‌های کاری از حد فراتر نرود؛
در طول هر ساعت استراحتی کوتاه داشته باشید.
علاوه بر پیشنهادات گوگل به عقیده من زمان‌هایی را برای احیای تمرکز خود مشخص کنید، به ویژه در بین جلسات یا کارهایی که به تمرکز زیادی نیاز دارند. در این زمان می‌توانید قدم بزنید، گشتی در اینترنت بزنید یا هرکار دیگری که خودتان ترجیح می‌دهید.
با به کار بستن این پیشنهادات پایه احساسی شما برای استراتژی مدیریت کار فراهم می شود و احساسات کاری به جای ضدیت به نفع شما عمل خواهند کرد.