علیرغم پیشرفت تکنولوژی شاید هنوز بعضی از شرکت‌ها و مراکز دولتی به واسطه‌ی ایمیل پذیرشی برای اسناد نداشته باشند، و شما را وادار به ارسال از طریق فکس کنند. اگر مجبور شدید از فکس استفاده کنید، می‌توانید این کار را به صورت رایگان از طریق کامپیوتر خودتان انجام دهید. گویا آی تی امروز این ترفند را به شما یاد خواهد داد.

دستگاه‌های فکس چگونه کار می‌کنند (و چرا این قدر نامناسب‌اند)؟

کار به آن راحتی که باید باشد نیست. دستگاه‌های فکس همگی از خطوط تلفن قدیمی استفاده می‌کنند. زمانی که از یک دستگاه استاندارد فکس استفاده می‌کنید، آن دستگاه یک تماس با شماره‌ی موردنظر شما برقرار می‌کند. دستگاه فکس مستقر در مقصد تماس را پاسخ می‌دهد و فایل شما از طریق یک تماس تلفنی منتقل می‌شود.

این فرآیند پیش از به وجود آمدن اینترنت اختراع شد. برای ارسال یک فکس، شخص باید آن را تایپ و چاپ می‌کرد، سپس آن را در دستگاه فکس اسکن می‌نمود تا از طریق خط تلفن منتقل شود. شخصی که فکس را دریافت می‌کرد احتمالاً باید مجدداً آن را اسکن می‌کرد تا نسخه‌ی دیجیتالی را در کامپیوتر ذخیره کند. چرخه‌ی کامل به این صورت بود که سند از طریق یک سری کارهای اضافی از یک کامپیوتر به یک کامپیوتر ارسال می‌شد و کیفیت آن هم از دست می‌رفت.

در حالت ایده‌آل می‌توانید سند خود را از طریق ایمیل یا یک روش امن آنلاین دیگر ارسال کنید. بسیاری از شرکت‌ها فکس را به عنوان یک روش ایمن در نظر می‌گیرند، در حالی که این طور نیست. اگر کسی در حال شنود خط تلفن باشد، به راحتی می‌تواند همه‌ی اسناد فکس شده را دریافت کند.

از آن جایی که دستگاه فکس فقط به خطوط تلفن وصل می‌شوند، هیچ راهی برای اتصال مستقیم به آن از طریق اینترنت وجود ندارد. این جاست که نقش سرویس‌های این مطلب مشخص می‌شوند. شما سند خود را به آن‌ها می‌دهید و آن‌ها همه‌ی زحمت کار را برعهده گرفته و فایل شما را از طریق خط تلفن به مقصد ارسال می‌کنند.

می‌توانید فقط به کمک کامپیوتر فکس بفرستید، اما…

البته می‌توانید از سرویس‌های این مطلب استفاده نکنید. ویندوز دارای برنامه‌ای برای فکس و اسکن است که امکان ارسال فکس را برای شما فراهم می‌کند. تنها نکته‌ای که وجود دارد این است که باید کامپیوتر خود را به خط تلفن وصل کرده باشید؛ این بدین معنی است که باید یک مودم فکس دایال آپ داشته باشید. علاوه بر این به یک سیم زمینی تلفن هم نیاز دارید، و در هنگام ارسال فکس هم باید به بقیه بگویید که از تلفن استفاده نکنند، درست مثل روزهایی که از اینترنت دایال آپ استفاده می‌کردیم. البته اگر زیاد فکس می‌کنید، بهتر است از یک خط جداگانه برای آن استفاده کنید.

معلوم است که این روش مطلوب نیست. مطمئناً اگر می‌خواهید تعداد زیادی فکس بفرستید، بهتر است که نسبت به خرید یک مودم فکس اقدام کنید. اما اگر آن قدرها هم فکس ارسال و دریافت نمی‌کنید، می‌توانید از روش‌های دیگر برای ارسال اسناد به شرکت‌های عقب مانده استفاده کنید.

اسکن سند یا استفاده از فایل دیجیتال موجود

فرآیند کلی ساده است. ابتدا باید سندی که می‌خواهید فکس کنید را اسکن نمایید. اگر اسکنر ندارید، می‌توانید با تلفن هوشمند خود آن را اسکن کنید. اگر سند از قبل به صورت یک فایل در کامپیوتر شما موجود است، دیگر نیازی به اسکن کردن آن ندارید. آیا می دانید چگونه گوشی موبایل خود را به دستگاه اسکنر تبدیل کنیم؟ این مطلب کمک شایانی به شما برای راحتی کارتان می کند.

اکنون که سند را به صورت دیجیتال دارید، می‌توانید آن را برای سرویس‌هایی که زحمت انجام فکس را می‌کشند ارسال کنید.

ارسال آنلاین فکس به صورت رایگان

با توجه به این که سرویس‌های آنلاین ارسال فکس زیادی وجود دارند، انتخاب از میان آن‌ها مشکل است. اولین چیزی که باید در نظر بگیرید این است که شما چه نوع کاربری هستید، به چه میزان از فکس استفاده می‌کنید، و به چه قابلیت‌هایی نیاز دارید؟

کاربران پر مصرف: RingCentral Fax

اگر مدام در حال ارسال فکس‌های مهم هستید، یا برای یک شرکت کار می‌کنید و می‌خواهید یک سرویس مناسب انتخاب کنید، RingCentral Fax که سیسکو و AT&T مالک بخش‌هایی از آن هستند، احتمالاً بهترین گزینه برای نیازهای شماست. به خصوص از این نظر که این سرویس از ویژگی‌های امنیتی فوق العاده خوبی بهره می‌برد و امکان استفاده‌ی چندین کاربر در خطوط جداگانه را فراهم می‌کند.

این سرویس هر قابلیتی که تصور می‌کنید را دارد. از جمله‌ی آن‌ها می‌توانیم به هماهنگی با Outlook، گوگل درایو، دراپ باکس، Box، و امکان استفاده از یک شماره به صورت رایگان اشاره کنیم. همچنین قابلیت‌های امنیتی خیلی زیادی هم وجود دارد که برای شرکت‌ها یا افرادی که اطلاعات حساسی را ارسال می‌کنند بسیار مفید است.

البته اگر تعداد فکس‌های شما کم است، می‌توانید یکی از طرح‌های ارزان کمتر از ۷ دلاری را خریداری کنید و اگر از سرویس راضی نبودید آن را در ماه‌های بعد تمدید نکنید.

کاربران کم مصرف

اگر فقط بعضی مواقع فکس می‌فرستید، ما سرویس MyFax را توصیه می‌کنیم که امکان ارسال ۱۰ صفحه به صورت رایگان را برای شما فراهم می‌کند. این مقدار بیشتر از حد معمولی است که افراد در طول یکسال هم استفاده می‌کنند. اگر می‌خواهید بیشتر از این مقدار فکس کنید، می‌توانید از طرح‌های پولی استفاده نمایید.

دریافت فکس

همچنین اگر می‌خواهید فکس دریافت کنید، باید در یکی از سرویس‌های پولی ثبت نام کنید. با توجه به این که آن سرویس نیازمند یک شماره تلفن ویژه برای فکس شماست، دربردارنده‌ی هزینه است. RingCentral Fax، MyFax و خیلی از سرویس‌های دیگر در قبال دریافت پول این کار را انجام می‌دهند.

خوشبختانه می‌توانید حداقل برای یک بازه‌ی زمانی ۳۰ روزه به صورت رایگان از سرویس دریافت فکس RingCentral استفاده کنید. بدین ترتیب می توانید از فرصت ارسال فکس به صورت رایگان هم بهره مند شوید.

سرویس‌های زیادی برای ارسال فکس رایگان وجود دارند، و اگر فقط بعضی اوقات فکس می‌فرستید، می‌توانید این کار را به صورت رایگان انجام دهید، اما اگر می‌خواهید فکس دریافت کنید، باید از حساب کاربری آزمایشی (رایگان) استفاده کنید.

نظر شما در مورد این فرصت ویژه برای ارسال فکس بدون نیاز به دستگاه فکس چیست؟ آیا یک روز فکر می کردید روزی بتوانید بدون خط تلفن فکس ارسال کنید؟ نظر خود را در این باره با http://www.gooyait.com در میان بگذارید. در صورتی که پیش از این تجربه ای مشابه داشته اید آن را بیان کنید تا دیگران نیز از شما بیاموزند. همچنین به علت کاربردی و حرفه ای بودن این ترفند، آن را در شبکه های اجتماعی تان به اشتراک بگذارید.

منبع: howtogeek